نوشتن گزارش پلیس یک مهارت ضروری برای افسران مجری قانون است، زیرا به مستندسازی حوادث، جمع‌آوری شواهد و ارائه سوابق روشن از رویدادها کمک می‌کند. گزارش پلیسی که به خوبی نوشته شده باشد برای تحقیقات، رسیدگی های قضایی و نگهداری سوابق دقیق بسیار مهم است. در اینجا هفت مرحله به همراه هجده نکته برای راهنمایی شما در نوشتن یک گزارش پلیس موثر آورده شده است:
مرحله 1: جمع آوری اطلاعات قبل از شروع گزارش، تمام اطلاعات مربوط به حادثه را جمع آوری کنید. این شامل تاریخ، زمان و مکان حادثه، نام طرفین درگیر، شاهدان و هرگونه شواهد فیزیکی موجود است. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات دقیق و کاملی برای درج در گزارش خود دارید.
مرحله 2: با جزئیات اولیه شروع کنید گزارش خود را با ارائه جزئیات اولیه درباره حادثه آغاز کنید. شماره پرونده، تاریخ، زمان و محل حادثه را درج کنید. به وضوح بیان کنید که چه کسی گزارش و هر گونه اطلاعات مهم زمینه ای دیگر را درخواست کرده است.
مرحله 3: خلاصه ای عینی بنویسید با استفاده از زبانی واضح و مختصر، خلاصه ای عینی از واقعه بنویسید. جزئیات مربوطه مانند آنچه اتفاق افتاده، چه کسی درگیر بوده و هر گونه اقدامی که توسط افسران اجرای قانون در صحنه انجام شده است را درج کنید. از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی که ممکن است درک آن برای دیگران دشوار باشد خودداری کنید.
مرحله 4: سازماندهی اطلاعات به صورت زمانی اطلاعات موجود در گزارش خود را به صورت زمانی سازماندهی کنید تا یک جدول زمانی واضح از رویدادها ارائه دهید. با آنچه ابتدا اتفاق افتاد شروع کنید و در هر رویداد بعدی به ترتیب منطقی پیشرفت کنید. این به خوانندگان کمک می کند تا توالی وقایع را به درستی درک کنند.
مرحله 5: از زبان واضح و مختصر استفاده کنید هنگام نوشتن گزارش خود از زبان واضح و مختصر استفاده کنید. از اصطلاحات غیرضروری یا اصطلاحات فنی که ممکن است خوانندگانی را که با اصطلاحات اجرای قانون آشنایی ندارند، سردرگم کند، خودداری کنید. با لحن حرفه ای بنویسید و مطمئن شوید که جملات شما از نظر گرامری درست هستند.
مرحله 6: جزئیات مربوط را درج کنید همه جزئیات مربوط به حادثه را در گزارش خود لحاظ کنید. این ممکن است شامل توصیف افراد درگیر، اظهارات شاهدان، شواهد فیزیکی و هرگونه اقدامی باشد که توسط افسران اجرای قانون انجام شود. دقیق باشید و مطمئن شوید که گزارش شما گزارش جامعی از حادثه ارائه می دهد.
مرحله 7: بررسی و ویرایش قبل از ارسال گزارش خود، آن را برای دقت، وضوح و کامل بودن بررسی و ویرایش کنید. هرگونه خطای گرامری، ناسازگاری یا اطلاعات گم شده را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که گزارش به خوبی ساختار یافته و قابل درک است.
نکاتی برای نوشتن گزارش پلیس:
- از زبان عینی استفاده کنید و از نظرات شخصی یا سوگیری اجتناب کنید.
- هنگام توصیف افراد، اشیاء یا رویدادها مشخص باشید.
- تاریخ‌ها، زمان‌ها و مکان‌های مربوطه را لحاظ کنید.
- از صدای فعال استفاده کنید تا گزارش خود را مختصرتر و جذاب تر کنید.
- واقعیت ها را از نظرات یا فرضیات جدا کنید.
- صحنه را به طور کامل توصیف کنید، از جمله شرایط محیطی.
- صدمات یا آسیب‌ها را با دقت مستند کنید.
- از دستور زبان، علائم نگارشی و املای مناسب در طول گزارش استفاده کنید.
- از استفاده از اختصارات یا کلمات اختصاری بدون ارائه معنای آنها خودداری کنید.
- هنگام نقل قول مستقیم از عبارات بیان شده توسط افراد، از علامت نقل قول استفاده کنید.
- حفظ لحن حرفه ای در طول گزارش.
- عکس‌ها یا پیوست‌های موجود در گزارش را به وضوح برچسب بزنید.
- در مورد گنجاندن اطلاعات حساسی که ممکن است توسط قوانین حریم خصوصی محافظت شوند، محتاط باشید.
- هر سند یا گزارش مرتبط اضافی را به عنوان پیوست اضافه کنید.
- همه نام‌ها، آدرس‌ها و سایر اطلاعات شناسایی را برای دقت بررسی کنید.
- از سرفصل‌ها و زیرعنوان‌ها برای سازماندهی بخش‌های مختلف گزارش استفاده کنید.
- از استفاده از عبارات مبهم مانند “مقدار زیاد” یا “مدت طولانی” اجتناب کنید.
- گزارش را مختصر نگه دارید و در عین حال اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات لازم گنجانده شده است.
این مراحل و نکات باید به شما کمک کند تا یک گزارش پلیس جامع و حرفه ای بنویسید که جزئیات یک حادثه را به طور دقیق منعکس کند.
سه مرجع معتبر که در تهیه این مقاله از آنها استفاده شده:
- PoliceOne - PoliceOne یک منبع آنلاین قابل اعتماد برای متخصصان مجری قانون است که مقالات، مطالب آموزشی و بینش های تخصصی را در مورد موضوعات مختلف مرتبط با پلیس ارائه می دهد. (www.policeone.com)
- موسسه ملی دادگستری (NIJ) - NIJ آژانس تحقیق، توسعه و ارزیابی وزارت دادگستری ایالات متحده است. آنها گزارش ها و مطالعات مربوط به عملکرد اجرای قانون را منتشر می کنندs، از جمله راهنمایی در مورد نوشتن گزارش های پلیس. (www.nij.ojp.gov)
- دفتر تحقیقات فدرال (FBI) - FBI منابع و مواد آموزشی را برای افسران اجرای قانون فراهم می کند. وب سایت آنها حاوی اطلاعاتی در مورد تکنیک های گزارش نویسی و دستورالعمل هایی برای گزارش های پلیسی موثر است. (www.fbi.gov)
